Informacje o przetwarzaniu danych

Szanowny Kliencie, w związku z wejściem w dniu 25 maja 2018 roku w życie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1) – RODO, chcemy poinformować Cię o zasadach przetwarzania Twoich danych osobowych przez VCX sp. z o.o.

Naszą intencją zawsze było i jest, aby ochronę prywatności naszych Klientów traktować priorytetowo. W tym celu podejmujemy wszelkie konieczne organizacyjne i techniczne środki, aby przetwarzanie danych osobowych odpowiadało nie tylko wymogom prawnym, ale także odzwierciedlało najlepsze standardy w zakresie ochrony danych osobowych.

Zakładając konto użytkownika, składając zamówienie, składając reklamację, odstępując od umowy, zapisując się do newslettera, czy po prostu kontaktując się z nami, przekazujesz nam swoje dane osobowe, a my gwarantujemy Ci, że Twoje dane pozostaną poufne, bezpieczne i nie zostaną udostępnione jakimkolwiek podmiotom trzecim bez Twojej wyraźnej zgody.

Poniżej przedstawiamy podstawowe informacje związane z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przez VCX sp. z o.o.

1. Administrator danych:

Administratorem Państwa danych osobowych jest VCX sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie (31-060), plac Wolnica 13/10, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie, IX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000700160, NIP: 6762537949. Tel. +48 796 327 100, adres biura: ul. Skarżyńskiego 2/16, 31-866 Kraków, e-mail: biuro@vcx.com.pl

2. Podstawy, cele i okresy przechowywania danych.

Konto użytkownika. Zakładając konto użytkownika, muszą Państwo podać dane niezbędne do założenia konta, takie jak adres e-mail, imię i nazwisko, hasło. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia konta. W ramach edycji danych konta mogą Państwo podać swoje dalej idące dane. Dane przekazane nam w związku z założeniem konta, przetwarzane są w celu założenia i utrzymywania konta na podstawie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną zawieranej poprzez rejestrację konta (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane zawarte w koncie będą przetwarzane przez czas funkcjonowania konta. Gdy zdecydują się Państwo usunąć konto, usuniemy również dane w nim zawarte. Usunięcie konto nie prowadzi do usunięcia informacji o zamówieniach złożonych przez Ciebie z wykorzystaniem konta. W każdej chwili masz możliwości sprostowania danych zawartych w koncie. W każdej chwili mogą Państwo również podjąć decyzję o usunięciu konta. Przysługuje Państwu również prawo do przenoszenia danych, o którym mowa w art. 20 RODO.

 

• Zamówienia. Składając zamówienie, muszą Państwo podać dane niezbędne do realizacji zamówienia, takie jak imię i nazwisko, adres rozliczeniowy, adres e-mail, numer telefonu. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do złożenia zamówienia. Dane przekazane nam w związku z zamówieniem, przetwarzane są w celu realizacji zamówienia (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wystawienia faktury (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), uwzględnienia faktury w naszej dokumentacji księgowej (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz w celach archiwalnych i statystycznych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane o zamówieniach będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji zamówienia, a następnie do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy. Ponadto, po upływie tego terminu, dane nadal mogą być przez nas przetwarzane w celach statystycznych. Pamiętaj również, że mamy obowiązek przechowywać faktury z Twoimi danymi osobowymi przez okres 5 lat od końca roku podatkowego, w którym powstał obowiązek podatkowy. W przypadku danych o zamówieniach nie masz możliwości sprostowania tych danych po realizacji zamówienia. Nie możesz również sprzeciwić się przetwarzaniu danych oraz domagać się usunięcia danych do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy. Podobnie, nie możesz sprzeciwić się przetwarzaniu danych oraz domagać się usunięcia danych zawartych w fakturach. Po upływie terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy możesz jednać sprzeciwić się przetwarzaniu przez nas Twoich danych w celach statystycznych, jak również domagać się usunięcia Twoich danych z naszej bazy.

 

• Przesyłanie – na podstawie Twojej zgody – informacji handlowych o produktach i usługach Administratora lub ich Partnerów handlowych oferujących produkty i usługi powiązane z ofertą Administratora. Dane będą przetwarzane przez czas funkcjonowania newslettera, chyba że wcześniej zrezygnujesz z jego otrzymywania, co spowoduje usunięcie Twoich danych z bazy. W każdej chwili mogą Państwo sprostować swoje dane zapisane w bazie newsletterowej, jak również zażądać ich usunięcia, rezygnując z otrzymywania newslettera. Przysługuje Państwu również prawo do przenoszenia danych, o którym mowa w art. 20 RODO. Dane te są przetwarzane od momentu uzyskania zgody do czasu jej cofnięcia, nie dłużej jednak niż przez okres pięciu lat od ostatniej aktywności użytkownika w związku z działaniami marketingowymi.

 

• Reklamacje i odstąpienie od umowy. Jeżeli składają Państwo reklamację lub odstępują od umowy, to przekazują nam Państwo dane osobowe zawarte w treści reklamacji lub oświadczeniu o odstąpieniu od umowy, które obejmuję imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer telefonu, adres e-mail, numer rachunku bankowego. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne, by złożyć reklamację lub odstąpić od umowy. Dane przekazane nam w związku ze złożeniem reklamacji lub odstąpieniem od umowy wykorzystywane są w celu realizacji procedury reklamacyjnej lub procedury odstąpienia od umowy (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Dane będą przetwarzane przez czas niezbędny do realizacji procedury reklamacyjnej lub procedury odstąpienia. Reklamacje oraz oświadczenia o odstąpieniu od umowy mogą być ponadto archiwizowane w celach statystycznych. W przypadku danych zawartych w reklamacjach oraz oświadczeniach o odstąpieniu od umowy nie mają Państwo możliwości sprostowania tych danych. Nie mogą Państwo również sprzeciwić się przetwarzaniu danych oraz domagać się usunięcia danych do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy. Po upływie terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy mogą się Państwo jednak sprzeciwić przetwarzaniu przez nas Państwa danych w celach statystycznych, jak również domagać się usunięcia Państwa danych z naszej bazy.

 

• Kontakt. Kontaktując się z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej, w tym również przesyłając zapytanie poprzez formularz kontaktowy, czy pisząc na czacie, w sposób naturalny Przekazują nam Państwo swój adres e-mail jako adres nadawcy wiadomości. Ponadto, w treści wiadomości mogą Państwo zawrzeć również inne dane osobowe. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne, by nawiązać kontakt. Państwa dane są w tym przypadku przetwarzane w celu kontaktu z Państwem, a podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli Państwa zgoda wynikająca z zainicjowania z nami kontaktu. Podstawą prawną przetwarzania po zakończeniu kontaktu jest usprawiedliwiony cel w postaci archiwizacji korespondencji na potrzeby wewnętrzne (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Treść korespondencji może podlegać archiwizacji i nie jesteśmy w stanie jednoznacznie określić, kiedy zostanie usunięta. Mają Państwo prawo do domagania się przedstawienia historii korespondencji, jaką z nami Państwo prowadziliście (jeżeli podlegała archiwizacji), jak również domagać się jej usunięcia, chyba że jej archiwizacja jest uzasadniona z uwagi na nasze nadrzędne interesy, np. obrona przed potencjalnymi roszczeniami z Państwa strony.

 

• Analizy danych dla lepszego doboru usług i produktów do Twoich potrzeb, ogólnej optymalizacji naszych produktów, optymalizacji procesów obsługi, budowania wiedzy o naszych Klientach. Przykładowo: badań dotyczących Twojej oceny współpracy z Administratorem, jakości produktów i obsługi. Dane te będą przetwarzane od momentu zebrania danych do czasu wniesienia sprzeciwu, nie dłużej jednak niż przez okres siedmiu lat od ostatniej aktywności użytkownika w związku z działaniami marketingowymi.

 

• Archiwizowanie dla zabezpieczenia i przechowania dokumentów księgowych oraz rozliczanie należności publiczono-prawnych przez okresy wskazane przez Ustawę o rachunkowości. Dane są przetwarzane przez okres wskazany w ustawie o rachunkowości co do zasady przez okres 5 lat liczony od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dotyczą.

 

• Zawarcie i wykonywanie umowy handlowej, w tym kontakt w sprawie zawarcia umowy, odbioru produktów i usług oraz rozliczenia kosztów ich nabycia. Dane będą przetwarzane przez okres od momentu zebrania danych osobowych związanych z zawartą umową do czasu jej wykonania lub rozwiązania

 

3. Odbiorcy danych i przekazywanie danych.

Twoje dane mogą być przetwarzane przez naszych partnerów handlowych, czyli podmiotów, z których usług korzystamy przy przetwarzaniu danych oraz świadczeniu na Twoją rzecz usług czy realizacji zamówień. Są to podmioty świadczące na rzecz administratora usługi: wsparcia sprzedaży, biurowe, księgowe, teleinformatyczne, projektowe, doradcze, kurierskie, magazynowe. Odbiorcami danych mogą być również organy i urzędy którym Administrator będzie zobowiązany przekazać dane na podstawie przepisów prawa.

 

4. Uprawnienia.

Mają Państwo uprawnienia związane z przetwarzaniem swoich danych osobowych:

1) prawo dostępu do danych osobowych,
2) prawo do sprostowania danych osobowych,
3) prawo do usunięcia danych osobowych,
4) prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
5) prawo do wniesienia sprzeciwu co do przetwarzania danych osobowych,
6) prawo do przenoszenia danych,
7) prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego,
8) prawo do odwołania zgody na przetwarzanie danych osobowych, jeżeli takową zgodę wyraziłeś.
Zasady związane z realizacją wskazanych uprawnień zostały opisane szczegółowo w art. 16 – 21 RODO.

 

5. Prawo dostępu do danych osobowych .

Prawo dostępu do danych osobowych polega na tym, że jesteś uprawniony do uzyskania od Administratora: potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe Ciebie dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, jesteś uprawniony do uzyskania kopii Twoich danych osobowych podlegających przetwarzaniu oraz informacji o okolicznościach ich przetwarzania.

 

6. Bezpieczeństwo.

Gwarantujemy Ci poufność wszelkich przekazanych nam danych osobowych. Zapewniamy podjęcie wszelkich środków bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych wymaganych przez przepisy o ochronie danych osobowych. Dane osobowe są gromadzone z należytą starannością i odpowiednio chronione przed dostępem do nich przez osoby do tego nieupoważnione.

 

8. Pliki cookies i inne technologie śledzące

Nasza strona internetowa może wykorzystywać ciasteczka (cookies), które służą identyfikacji Twojej przeglądarki podczas korzystania z naszej strony, abyśmy wiedzieli jaką stronę Ci wyświetlić. Ciasteczka nie zawierają żadnych danych osobowych. Poprzez przeglądanie naszej strony internetowej, wyrażasz zgodę na zapisywanie plików cookie. Jeżeli nie zgadzasz się na zapisywanie plików cookie przez naszą stronę, powinieneś zmienić ustawienia swojej przeglądarki w odpowiedni sposób lub zrezygnować z użytkowania strony. Pliki cookies (ciasteczka) są to niewielkie pliki, które mogą być przechowywane na twoim komputerze (lub innym urządzeniu, takim jak smartphone lub tablet) podczas odwiedzania różnych stron internetowych (w tym naszej strony). Ciasteczko zazwyczaj zawiera nazwę strony internetowej z której pochodzi, czas jego utworzenia, oraz ewentualnie dodatkowe parametry, które mogą być wykorzystane np. w celu wyświetlenia odpowiedniej strony. Zapis ciasteczek odbywa się bezpośrednio przez przeglądarkę internetową, z której korzystasz. W jakim celu wykorzystujemy pliki cookie? Wykorzystujemy je, aby nasze strony internetowe były łatwiejsze w użytkowaniu i nawigacji. Korzystamy z nich także w celu zbierania anonimowych informacji na temat ruchu na naszej stronie, dzięki czemu możemy lepiej zrozumieć, jak odwiedzające naszą stronę osoby poruszają się po niej, które informacje są dla nich najciekawsze oraz jak trafiły na naszą stronę. Pozwala to nam możliwie najlepiej dopasowywać wygląd i treści strony do Waszych potrzeb i oczekiwań.